Opinião

Por que criar um roteiro para sua apresentação?

Ao fazer apresentações, as pessoas gastam tanto tempo buscando imagens, escolhendo cores, fazendo um slide show, mas será que isso, realmente, constrói uma apresentação eficiente?

Como redatora publicitária, para mim sempre foi desafiador escrever textos que tivessem o poder de conectar pessoas. A vida acabou me levando a coordenar a área de apresentações de uma grande agência em São Paulo e por muito tempo, gastei dias e noites recebendo conteúdo pronto e produzindo slides visualmente bonitos, limpos e agradáveis para o olhar.

Após 7 anos no design de slides, a minha veia redatora voltou a pulsar. Passei a me perguntar: ao fazer apresentações, as pessoas gastam tanto tempo buscando imagens, escolhendo cores, fazendo um slide show, mas será que isso, realmente, constrói uma apresentação eficiente?

Em 2008, quando saí da propaganda e me joguei de cabeça nas apresentações, eu queria escrever roteiros! E era intrigante porque eu tentava explicar aos clientes que suas apresentações precisavam de um roteiro, mas quase todos falavam:

Roteiro? Não, só quero dar um tapa visual nos slides.

Então fui entender porque isso acontecia e porque, hoje, isso ainda acontece.

É normal começar uma apresentação no 1º slide do Power Point™ (PPT).

Tenho que fazer uma apresentação, então:

  1. Abro o primeiro slide do PPT e começo a digitar o título;
  2. Transformo textos em tópicos (com bullet points);
  3. Coloco uma ideia em cada slide (porque li isso em algum lugar);
  4. Uso no máximo 7 frases por slide e no máximo 7 palavras por linha! (o ponto de exclamação aqui tem a função de chamar a atenção mesmo);
  5. Abro uma apresentação antiga e copio e colo uns slides legais;
  6. A cada novo slide, vou pra internet e busco uma imagem bacaninha (isso leva um tempo...e quando volto para o próximo slide, já esqueci o que estava pensando...).

No fim desse processo, o apresentador se depara com 30, 40, 100 slides totalmente desconectados e, daí, começa o maior trabalho de todos: tentar, desesperadamente, costurar o frankenstein que foi criado.

E depois, ele vê que o storytelling é o segredo do sucesso de uma apresentação e por isso, ele tem que criar uma única "história" com tudo isso!!!!!

"Entrar em parafuso", "ficar sem dormir" e "vai assim mesmo" são alguns dos sintomas da inexistência de um roteiro.

E quanto à eficiência da apresentação? O quê?

Segundo o Aurélio, EFICIENTE significa: que dá ou obtém bons resultados, competente.

Se a eficiência está atrelada a bons resultados, que resultado eu posso ter se nem tenho um objetivo claro?

Há 5 anos eu ensino roteiro para executivos, designers, publicitários, economistas, engenheiros e tantas outras pessoas que nunca tiveram a oportunidade de pensar nisso. E sempre pergunto o que torna uma apresentação eficiente e eles sempre dizem:

Daí eu pergunto: mas o que provoca isso nas pessoas?

Chegamos juntos à conclusão que, primeiro, o público tem que entender o que eu digo. Sem entender, não há interesse nem inspiração.

Então... isso quer dizer que só slide bonito não resolve?

Pode até ajudar, mas, para facilitar a compreensão, é preciso, antes de partir para os slides, limpar os excessos, organizar o conteúdo, adaptar a linguagem, deixar mais fácil de entender, ou seja, é preciso usar ferramentas que só um bom roteiro pode garantir.

Mas afinal, o que é um roteiro então, se eu preciso tanto dele?

Esquema do que deve ser abordado, estudado, etc. - Dicionário Aurélio.

Em espanhol, roteiro é chamado de Guión, que pode ser traduzido para guia.

Orientação, guia, esquema, o roteiro é o esqueleto do conteúdo. Ele ajuda a definir quais serão os assuntos abordados, a ordem em que esses assuntos entram na história e sua importância na ação.

Um bom roteiro transforma conteúdos densos e complexos em histórias simples, compreensíveis e interessantes. Acende os momentos mais importantes da história para causar nas pessoas emoções e vontade de continuar adiante.

E se eu pergunto quantas partes tem um roteiro, logo as pessoas me dizem: início, meio e fim ou introdução, desenvolvimento e conclusão.

Mas é fácil colocar o conteúdo nessas 3 partes? O quê entra em cada parte?

Em "Faça como Steve Jobs", Carmine Gallo trás o esquema de 5 pontos de Aristóteles, um guia usado por Jobs em suas apresentações:

(Faça como Steve Jobs, Carmine Gallo, pág. 13, Editora Lua de Papel.)

  1. Apresente uma história ou relato que desperte o interesse da plateia.
  2. Proponha um problema que tenha de ser solucionado ou uma pergunta a que se tenha de responder.
  3. Sugira uma solução para o problema proposto.
  4. Descreva os benefícios específicos decorrentes da adoção do curso de ação exposto em sua solução.
  5. Incite a plateia a agir.

Nesses 5 pontos, há muito coisa a ser estudada e analisada. Quando um apresentador toma consciência dessas partes e usa de maneira adequada ao público, é possível fazer milagres.

O curso "Justiça" de Michael J. Sandel, professor de Harvard, é um fenômeno de audiência. Quase 1.000 alunos juntam-se para assistir suas aulas que instigam a curiosidade e provocam o pensamento.

Por trás desse sucesso? Um roteiro incrível, baseado em histórias e problemas.

Fazer um bom roteiro exige dedicação e muito treino. O roteiro deve ser feito "antes" de abrir o PowerPoint.

Divido aqui algumas perguntas importantes que devem ser respondidas, antes de dar início ao seu roteiro:

Sobre o público

  1. Quem é o público-alvo da apresentação?
  2. O que já sabem sobre o assunto e o que querem saber?
  3. O que você quer que eles saibam?
  4. O que essa apresentação significa para eles?
  5. Você espera alguma ação ou mudança de comportamento? Qual?

Sobre o objetivo da apresentação

  1. Qual o objetivo principal da sua apresentação?
  2. Quais conflitos/problemas/dúvidas precisam ser resolvidas?
  3. Em uma frase, o que precisa ser dito? Qual a mensagem principal?
  4. O que essa apresentação significa para você?

Após 14 anos escrevendo roteiros, posso garantir: um roteiro bem construído pode até mesmo eliminar a necessidade de usar slides em sua apresentação. E caso os slides sejam indispensáveis, o roteiro garante que os slides estejam alinhados ao objetivo principal de uma apresentação eficiente: facilitar a compreensão e inspirar pessoas a agir.

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