COMPORTAMENTO
13/02/2019 08:01 -02

Como ter reuniões de trabalho melhores, segundo a ciência

Aproveite dicas de um livro recém-lançado para tornar sua próxima reunião menos entediante.

Oivind Hovland via Getty Images
Aproveite dicas para tornar sua próxima reunião de trabalho menos entediante.

Reuniões de trabalho exaustivas e sem sentido são o desafio da vida profissional da maioria dos funcionários. Você certamente já participou de uma reunião que lhe levou a olhar para o relógio constantemente e torcer para chegar logo a hora de seu sofrimento acabar. Para a maioria dos funcionários, as “reuniões em excesso” são a maior causa de desperdício do tempo deles no trabalho.

Mas isso não precisaria acontecer. Em The Surprising Science of Meetings, Steven G. Rogelberg, pesquisador da ciência das reuniões que tem duas décadas de experiência nessa área, usa estudos, pesquisas corporativas e histórias de sucesso para compartilhar como podemos garantir que as reuniões de trabalho sejam realmente úteis.

Conscientize-se de que você pode ser o problema

Entenda que, mesmo que você tenha gostado muito de uma reunião, nem todos os outros participantes compartilham esse sentimento. Citando sua pesquisa que vincula satisfação com participação, Rogelberg diz que os líderes de reuniões geralmente têm uma experiência mais positiva que os outros participantes – porque são eles que falam mais.

“Se você fala muito na reunião, é mais provável que ache que a reunião foi boa”, ele explica no livro.

Para romper esse viés, é preciso olhar além de sua própria opinião e perguntar diretamente aos outros participantes o que eles acham das estruturas da reunião, recomendou Rogelberg, falando ao HuffPost.

“Não parta da premissa de que a reunião está funcionando bem. Faça uma pesquisa rápida de 3 minutos com as pessoas que participam regularmente de suas reuniões para saber o que funciona bem nelas, o que não funciona tão bem e o que você poderia fazer melhor”, ele aconselha.

Além disso é preciso observar o comportamento dos participantes para captar sinais de alguma coisa que eles não estão verbalizando. “Se houver uma pessoa na sala que está dominando a reunião completamente, você provavelmente não está dirigindo uma boa reunião”, ele fala.

Questione se a reunião é realmente necessária  

Ninguém gosta de ir a uma reunião de uma hora para realizar alguma coisa que poderia ter sido resolvida com um e-mail. É um desperdício de tempo para todos, e o tempo é um recurso escasso. Um estudo da Bain & Co. descobriu que uma reunião semanal com gerentes de nível médio estava custando a uma empresa cerca de US$15 milhões por ano.

Para que isso não ocorra, considere com cuidado por que você está convocando a reunião. “Uma das coisas que aconselho é que o líder pense em sua pauta não necessariamente como tópicos, mas como perguntas a serem respondidas”, diz Rogelberg. A sugestão dele: se sua reunião terá como finalidade principal distribuir informações, use outras ferramentas de comunicação.

Reuniões são indicadas para quando você está buscando informações, por exemplo fazendo perguntas e precisando saber as reações das pessoas, ele diz.

Não defina a duração da reunião automaticamente como sendo uma hora 

Conteste a convenção da reunião de uma hora. Em seu livro, Rogelberg observa que, quando foram lançados softwares de agenda como Microsoft Outlook, 60 minutos era a configuração padrão.

Mas reduzir a duração de uma reunião pode na realidade melhorar o desempenho dos presentes, porque trabalhamos melhor quando estamos sob alguma pressão, segundo o princípio psicológico conhecido como a lei de Yerkes-Dodson. Se você sabe que uma reunião geralmente leva uma hora, procure encurtá-la e ver se ainda funciona. É bom poupar o tempo valioso dos funcionários, sempre que possível.  

Não deixe que os funcionários que não estão fisicamente presentes se sintam anônimos  

Os avanços tecnológicos possibilitam reuniões mesmo quando você está a continentes de distância de outros participantes. Mas a distância traz seus problemas próprios.

Rogelberg recomenda que os profissionais que estão distantes participem com vídeo, e não apenas voz, se possível. “Queremos que as pessoas saibam que não são anônimas”, ele explicou.

No livro, ele escreve que, quando as pessoas sentem que não estão visíveis, elas podem se render ao fenômeno da “vadiagem social, uma tendência humana a reduzir o esforço e a motivação quando se trabalha em um coletivo”.

Para que os funcionários distantes se sintam incluídos na reunião, os líderes precisam pedir que todos os participantes se identifiquem antes de falar, para que seja sabido quem fez qual contribuição, diz Rogelberg. Eles também podem incluir contribuições feitas em mensagens de serviços como Slack.

“O líder da reunião precisa abraçar totalmente seu papel de ‘controlador do tráfego aéreo’”, ele diz.

Controle o número de participantes 

Analise quem precisa realmente participar da reunião e quem precisa apenas ser informado do que foi discutido. Os números variam. Rogelberg observa que o Google recomenda que as reuniões não tenham mais de 10 participantes. A Amazon segue uma “regra de duas pizzas”, limitando suas reuniões ao número de participantes que possam ser alimentados com duas pizzas.

“Não existe um número mágico, porque depende de qual é seu objetivo na reunião”, diz Rogelberg. “A partir do momento em que há mais de 8 participantes, é preciso ter grandes habilidades de mediador para comandar as reuniões. E a maioria das pessoas não possui essas habilidades.”

Rogelberg recomenda que sejam divulgadas as atas da reunião para que pessoas que não estavam presentes possam saber o que foi decidido. 

Façam brainstorming isoladamente ou em silêncio

Em sua próxima reunião de planejamento, experimente usar o silêncio: faça os participantes anotar suas ideias silenciosamente antes de compartilhá-las. Outras meta-análises constataram que o brainstorming virtual pode beneficiar a criatividade mais que o brainstorming realizado com as pessoas fisicamente juntas. Quando você está anotando sua ideia, talvez possa se expressar mais livremente, sem precisar aguardar que outra pessoa termine de falar ou sem temer que sua ideia seja impopular ou não tão boa quanto a de outra pessoa.

“Quando o brainstorming é feito verbalmente, apenas algumas poucas pessoas conseguem falar ao mesmo tempo”, diz Rogelberg.  

Saiba quando encerrar uma reunião 

Quando uma reunião saiu dos trilhos, não pense que você é obrigado a levá-la até o final. “Não há problema em encerrar uma reunião antes da hora se ela estiver totalmente disfuncional”, diz Rogelberg. “Francamente, não há problema se o líder disser: ‘Sabe de uma coisa, vamos parar por aqui. Conseguimos cobrir isto, isto e mais aquilo.’”

Reconheça o que você não conseguiu realizar. Assim poderá seguir adiante e planejar melhor a reunião seguinte.

*Este texto foi originalmente publicado no HuffPost US e traduzido do inglês.