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01/04/2014 19:17 -03 | Atualizado 26/01/2017 20:50 -02

Oito dicas para usar melhor o Gmail

UNITED STATES - APRIL 01:  The Gmail logo is pictured on the top of a Gmail.com welcome page in New York Friday, April 1, 2005.  (Photo by Daniel Acker/Bloomberg via Getty Images)
Bloomberg via Getty Images
UNITED STATES - APRIL 01: The Gmail logo is pictured on the top of a Gmail.com welcome page in New York Friday, April 1, 2005. (Photo by Daniel Acker/Bloomberg via Getty Images)

Da próxima vez que você olhar seu Gmail para ver se há mensagens novas, pergunte-se: minha caixa de entrada é um caos total, com mensagens sobre ofertas da Amazon misturadas com memorandos importantes mandados por meu chefe? Se você respondeu “sim”, deve perder tempo valioso vasculhando no meio do lixo para encontrar as informações que procurava realmente.

O Gmail tem um elemento de busca bastante robusto, mas, se você não quiser passar a primeira hora de suas manhãs procurando e-mails vitais, vai ter que reorganizar sua caixa de entrada.

Se sua conta de Gmail está precisando de uma faxina e você não sabe por onde começar, aproveite este cursinho a jato.

Ignore e remova seu nome da lista

A verdade é que você não está com mil mensagens não lidas em sua caixa de entrada porque é tão popular. O mais provável é que você se inscreveu em uma dúzia de listas de inúteis que lhe mandam vários e-mails por dia, ou então que você tem as mesmas conversas que vivem voltando. Todos nós já passamos por isso. É hora de fazer uma limpeza.

Para começar, ignore as conversas do Gmail em que não estiver participando. Isso não vai apagar o e-mail, mas fará com que você não receba um e-mail não lido cada vez que uma pessoa responder à conversa entre 50 pessoas sobre o programa deste fim de semana no qual você nem sabe se vai participar. Para ignorar, selecione o e-mail, clique sobre a opção “Mais” na fila de ícones no alto de sua caixa de entrada e depois clique sobre “Ignorar”:

mute

Também é possível ignorar conversas com o atalho de teclado "m", que pode ser ativado em “configurações” no Gmail.

Agora vamos ao problema seguinte. Você anda recebendo e-mails seguidos da academia? Da sua loja online favorita? Do LinkedIn? Livre-se deles.

Abra um deles, vá até o fim da página e você verá uma opção em letras miúdas que diz “caso você não queira mais receber nossos e-mails, por favor solicite seu cancelamento”.

unsubscribe

Antes de partir para uma orgia de cancelamentos, é bom lembrar que você deve ter se inscrito em algumas listas. Qualquer coisa que ofereça descontos ocasionais ou avisos de liquidações vale a pena ser guardada. Mas isso não significa que você não possa organizar essas promoções. E isso nos conduz ao tema seguinte...

Marcadores

Estes são a maior ferramenta isolada para enxugar sua caixa de entrada. Eles facilitam tremendamente a filtragem, ao reduzir o acúmulo na caixa de entrada, sem deletar nada. Por exemplo, você pode usar marcadores para separar cupons e descontos úteis do resto do lixo promocional que recebe.

O primeiro passo é criar os marcadores que você quer aplicar a tipos específicos de e-mails. Para isso, selecione qualquer e-mail de sua caixa de entrada e clique no ícone “Marcadores” que aparece sobre sua caixa de entrada (caso você nunca tenha se preocupado em descobrir o significado dos ícones divertidos do Google, é aquele que parece uma etiqueta de preço no varejo).

labels

Aposte na simplicidade. Não é preciso marcar tudo, mas certas coisas podem ser tiradas do caminho -- como os e-mails da escola, que você poderá precisar mais tarde, ou e-mails pessoais dos quais você não quer se desfazer --, bastando para isso colocá-los em suas pastas próprias.

Você também pode diferenciar os marcadores com cores. Para isso, comece por olhar a coluna na extrema esquerda de sua caixa de entrada e clique sobre o quadradinho que aparece quando você para com o cursor sobre um marcador específico. Clique sobre o quadradinho e um menu vai se abrir. Você poderá clicar sobre “selecione cor do marcador” e escolher sua opção favorita.

label colors

Because colors are just pretty.


Filtros

Os marcadores o ajudam a dividir seus e-mails em categorias, mas não são o suficiente para impedir que mensagens que você não quer ver fiquem entulhando sua caixa de entrada. Para isso, você terá que criar um filtro. Para criar um filtro, clique no botão “Mais” e selecione “filtrar mensagens assim”.

filter

Antes de criar um novo filtro, procure definir exatamente o que você quer excluir com o filtro. Você quer se livrar de todos os e-mails vindos de um endereço específico? Todos os e-mails que digam “xis” na linha de assunto?

Se você for super esperto, saberá que um sinal de ponto (.) ou de mais (+) em seu endereço de e-mail não faz diferença para o Gmail, ou seja, que primeiro.último@gmail.com, primeiroúltimo@gmail.com e primeiro+último@gmail.com são todos o mesmo endereço. Assim, quando você se cadastra num site novo, pode modificar ligeiramente seu endereço de e-mail. Todas as mensagens enviadas para o e-mail alterado serão filtradas para seu marcador próprio.

filter 2

Em seguida você precisa dizer ao Gmail o que fazer com os e-mails que seu novo filtro vai capturar. Alguns exemplos: você pode mandar o Gmail deletar os e-mails automaticamente antes de chegarem à sua caixa de entrada, pode mandar que ele os arquive (esse é o jeito do Gmail de livrar-se de algo sem deletá-lo) ou que os divida entre marcadores apropriados.

Recomendamos que você crie uma pasta que conserve e-mails específicos longe de sua caixa de entrada e os envie para uma pasta onde poderão aguardar pacientemente até a hora em que você decida olhá-los.

filter 3

Você também pode criar um filtro que marque os e-mails como “Importantes” se eles têm determinado assunto na linha de assunto ou se vêm de determinada pessoa.

Quer jogar fora um filtro? Acesse os seus em Configurações > Filtros, que você encontra quando clica sobre o ícone de “engrenagem” no lado superior direito de sua caixa de entrada.

Estrelas

As estrelas são uma maneira rápida de destacar e-mails importantes. O ícone padrão é o da estrela amarela, mas, se você quiser mais opções, veja como fazer.

Primeiro, vá para as Configurações.

settings

Depois, dentro da parte “configurações gerais”, desça até encontrar a seção das Estrelas, onde você terá a opção de selecionar até oito ícones customizáveis para destacar diferentes tipos de e-mails.

stars

Mesmo depois de ter lido um e-mail um estrela, você poderá vera estrela ao lado daquele e-mail em sua caixa de entrada. Pode ser útil, se você for do tipo esquecido.

Escolha o melhor layout para você

Se ainda há uma tonelada de e-mails que você não consegue filtrar, mas que estão desviando sua atenção daquilo em que deveria se concentrar, experimente mudar o layout de sua caixa de entrada. O Gmail tem algumas opções para se adequar a necessidades diferentes.

A configuração padrão do Gmail tem quatro abas ao alto. A primeira é de sua caixa de entrada “Principal” (para onde vão suas correspondências mais importantes), e as outras três separam automaticamente os e-mails de redes sociais, ofertas promocionais de lojas e atualizações como recibos de confirmação. Assim, mesmo que você não marque tudo corretamente, geralmente é possível encontrar rapidamente aquilo que procura.

personal

Você também pode ignorar o layout padrão do Gmail e organizar sua caixa de entrada para se adequar às suas próprias especificações. Isso talvez seja melhor para uma conta de e-mail de trabalho, na qual você provavelmente não vai receber muitas mensagens de redes sociais ou lojas. Para mudar o layout de sua caixa de entrada, vá até as Configurações, selecione “caixa de entrada” e brinque com as configurações diferentes oferecidas. Além da configuração “Caixa prioritária” disponível no menu, você pode escolher entre “importantes primeiro”, “com estrela primeiro” e “não lidas primeiro”.

inboxes

A configuração “importantes primeiro” cria uma seção especial para e-mails endereçados especificamente a você (não a uma lista de destinatários) ou de e-mails aos quais você geralmente responde; todo o resto aparece mais abaixo dos e-mails importantes.

personal important

Labs

Se você quiser realmente ir fundo na modificação do seu Gmail, o Labs pode dar o acabamento final à sua customização. Vá às Configurações e clique sobre “Labs”. Esse é o lugar onde recursos novos do Gmail são testados para ver até que ponto aprimoram a experiência. Algumas dessas novidades são um pouco esdrúxulas, mas há algumas que são fantásticas.

Veja algumas de nossas favoritas:

preview pane

""Painel de visualização" permite que você abra um a-mail enquanto fica de olho no resto da caixa de entrada.


undo

Enviou um e-mail antes da hora? “Cancelar envio” lhe dá alguns segundos após o envio para pegar o e-mail de volta.


ticker

Se você tende a manter abertas muitas abas em seu browser, ter um “ícone de mensagens não lidas” não apenas o notifica da chegada de uma mensagem nova como serve para lhe lembrar que seu e-mail existe e você deveria olhá-lo, mesmo que não esteja com vontade.


Busque como um profissional

A organização é crucial, mas não subestime o poder de uma boa busca. Se você sabe o que está procurando, não existe maneira mais rápida de encontrá-lo que digitar as palavras-chaves perfeitas na barra de buscas do Gmail no alto de sua caixa de entrada.

search bar

Sempre pronto para ajudar quando se trata de buscar coisas, o Google oferece uma lista de termos de busca que pode ajudá-lo a imediatamente reduzir milhares de e-mails.

list

A sampling of some of the search terms that could make your life much easier.

Olhe sua caixa de entrada com frequência

Pode parecer óbvio, mas a melhor maneira de garantir que você nunca deixe de ver outro e-mail importante é checar sua caixa de entrada várias vezes ao longo do dia e ir deletando o que for lixo. Como qualquer tipo de organização, para ficar com “zero de entulho na caixa de entrada” é mais importante mudar seus hábitos que contar com um sistema perfeito. Mas os benefícios que isso acarreta valem a pena, desde que você o faça sempre.

Quais são suas melhores dicas de organização do Gmail? Conte para nós nos comentários.