OPINIÃO

Você odeia reuniões inúteis? Veja 5 maneiras de evitá-las

29/07/2015 10:55 -03 | Atualizado 26/01/2017 22:53 -02
Shutterstock / Andrey_Popov

Para a maioria de nós, não há nada no trabalho que seja um desperdício maior e mais frustrante que uma reunião inútil. É claro que uma discussão cara a cara de projetos e iniciativas importantes pode ser importante, mas a partir de certo ponto o retorno é insuficiente. Para muitas empresas, o fato de não saberem definir limites está virando altamente oneroso.

Segundo pelo menos um estudo, reuniões desnecessárias oneram empresas em nada menos que US$37 bilhões por ano. Enquanto isso, estudos revelam que funcionários passam mais de 60 horas por mês em reuniões improdutivas, metade das quais eles consideram uma perda total de seu tempo.

À medida que minha empresa cresce, noto como é difícil realmente impor um limite às reuniões. A equipe original que desenvolveu o Hootsuite, nossa plataforma de gestão de mídias sociais, tinha apenas sete pessoas. Hoje temos mais de 800 funcionários e 10 milhões de usuários. Reuniões são uma necessidade absoluta, mas conservar as reuniões focadas sobre um tema e não deixar que se desviem dele é uma obsessão minha.

Veja alguns dos princípios chaves que formulei ao longo do caminho para me ajudar e ajudar minha equipe a evitar, na medida do possível, a armadilha das reuniões improdutivas:

Simplesmente diga não. Com frequência as pessoas nem sabem por que estão em uma reunião. Uma reunião sem finalidade ou objetivo claramente definido é uma perda de tempo. Sendo assim, uma das melhores maneiras de ter reuniões produtivas é não ir às reuniões. Aprimore sua capacidade de dizer "não" no trabalho. Se for convidado a uma reunião sobre a qual tem dúvidas, não tenha medo de falar com o organizador e perguntar qual exatamente é a finalidade de sua presença nela.

Depois pergunte-se se é realmente preciso você ir à reunião para resolver o problema que vai ser tratado. Daria para encontrar uma solução por e-mail, telefonema ou uma conversa cara a cara rápida? Se sim, recuse educadamente o convite para a reunião e sugira uma alternativa mais ágil.

Acesso restrito a VIPs: limite a lista de convidados. Se uma reunião é realmente necessária, limite a lista de convidados a apenas os participantes principais (no contexto do tópico da reunião). Steve Jobs fazia questão de seguir esse princípio, povoando reuniões com apenas os colaboradores essenciais, mesmo quando a Apple se tornou uma corporação global enorme. Enquanto isso, o CEO do Google, Larry Page, tem por princípio não permitir que mais de dez pessoas participem de qualquer reunião.

Para chegar a isso, um exercício que você pode fazer é tentar eliminar pelo menos uma pessoa necessária de cada reunião de grupo. Não é uma questão pessoal: avise à pessoa que é simplesmente uma medida que você está tomando para respeitar o tempo valioso dela.

Faça um ensaio. Como um grande show, a parte mais importante de uma reunião produtiva acontece antes de ela começar. Se você é o organizador, tire cinco minutos antes do começo da reunião para se certificar de que tudo vai transcorrer sem problemas. Veja se todas as ferramentas necessárias estão à mão. Se estiver usando uma ferramenta de conferências para participantes remotos, como o GoToMeeting ou Google Hangouts, verifique se está pronta e funcionando bem antes de chamar as pessoas a participar.

Se você costuma evitar o trabalho de preparação, achando isso uma perda de tempo, pense no custo coletivo de ter dez pessoas na sala sem fazer nada se alguma coisa não funcionar a contento. Se essas dez pessoas são executivas, que recebem como executivas, mesmo alguns poucos minutos desperdiçados podem ter custo alto.

Documente as ações concretas realizadas pós-reunião. "Sem pauta, sem participação." Esta é uma dica ótima que aprendi com meu amigo Cameron Herold em seu livro Double Double: How to Double Your Revenue and Profit in 3 Years or Less.

No início de cada reunião, reserve um minuto para decidir quem vai anotar o que é dito e circular as anotações. Não deixe de incluir nas anotações uma seção intitulada "Resultados" ou "Ações a adotar". Depois da reunião, distribua essas anotações entre todos os presentes, para que todos sejam cobrados depois pelas ações que precisam ser empreendidas.

Se esse processo não é seguido, é muito fácil ter amnésia de reuniões. Ideias discutidas podem ser esquecidas e nunca chegar a ser executadas. Isso quer dizer que a reunião foi uma perda de tempo, o que nos conduz de volta à pergunta: para que se dar ao trabalho de fazer a reunião, para começo de conversa?

Enxugue! Pouquíssimas reuniões precisam durar mais que 25 minutos. Já estive em milhares e sei disso por experiência própria. A maioria das questões importantes pode ser resolvida com eficiência em muito menos tempo que isso. É sabido que Sheryl Sandberg, do Facebook, tem uma caderneta contendo listas de tópicos de discussão para cada reunião da qual toma parte. Depois de cada tópico da lista ser ticado, ela encerra a reunião, mesmo que só tenha levado dez minutos.

Eu já disse a meus funcionários na Hootsuite que devem sentir-se no direito de sair de qualquer reunião a partir do momento em que acham que não estão mais ganhando nada com ela (mesmo que a reunião seja comigo). Prefiro que eles façam coisas que constituem um bom uso de seu tempo do que ficar sentados educadamente, ouvindo informações que não podem usar. Experimente. É incrivelmente libertador simplesmente sair de uma reunião na qual você acha que não precisa mais estar.

E por que 25 minutos? Programar reuniões um pouco mais curtas dá às pessoas uma janelinha de tempo entre suas reuniões seguidas, para poderem responder a alguns e-mails urgentes ou se deslocarem ao lugar seguinte. A regra de 50 minutos pode ser aplicada da mesma maneira a reuniões de uma hora de duração.

O falecido guru da administração Peter Drucker disse certa vez: "Ou a gente se reúne ou a gente trabalha. Não é possível fazer as duas coisas ao mesmo tempo." Ele tem razão. Em nossa paisagem empresarial moderna, parecemos ter esquecido que as reuniões não substituem o trabalho propriamente dito. Por sorte, com algumas táticas de bom senso, somadas à disposição de dizer "Não", existem meios de evitar a armadilha das reuniões inúteis e voltar a cuidar do que precisa ser feito.

VEJA TAMBÉM:

As situações mais irritantes no trabalho