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13/07/2014 10:48 -03 | Atualizado 26/01/2017 21:35 -02

Distração no trabalho: o problema que aflige a todos

Er Ten Hong via Getty Images

Sou uma vítima em carne e osso das armadilhas da produtividade. Estou no Tweetdeck, olhando fotos sem graça de chás de bebê no Facebook e mandando mensagens de texto para um grupo de amigos sobre o nosso jantar, tudo isso em vez de escrever um artigo sobre as maneiras que podem te ajudar a ser mais eficiente e menos distraído no trabalho. Que ironia.

Mas a verdade é que não sou vítima coisa nenhuma. Posso enfrentar um monte de obstáculos ao longo do dia, mas tenho o poder para superá-los e voltar ao trabalho (e você também tem esse poder).

É preciso ter vontade, autoconsciência e prática. Nos acostumamos a responder a pop-ups e alertas em tempo real; estamos viciados neles, e o objetivo de hoje é libertar-se desse comportamento. Gemini Adams, autora de The Facebook Diet ("A dieta do Facebook", em tradução livre), certa vez me disse que “somos dependentes daquelas pequenas notificações”. Nossos cérebros são estimulados toda vez que algo aparece na nossa caixa de entrada. Mas a sensação é similar ao barato do açúcar e, como o próprio açúcar, faz mais mal que bem no fim das contas.

O mal? Você pode perder um ou dois minutos olhando para fotos de gatinhos, mas vai levar muito mais tempo para se recuperar da distração e voltar ao trabalho. Uma pesquisa da Universidade da Califórnia em Irvine resume o ponto crucial dessa questão. Gloria Marks, professora de informática da universidade, disse à Fast Company que as pessoas são interrompidas – ou se autointerrompem – cerca de uma vez a cada três minutos ). Para retomar o fio da meada são necessários 23 minutos.

Na prática, estamos desperdiçando muito mais tempo do que percebemos conscientemente. A pesquisa de Mark reforça a ideia de que ser multitarefa de forma eficaz simplesmente não é possível. Quando você pensa “vou checar o Facebook rapidinho enquanto preparo esse email”, você está na verdade fazendo duas coisas separadas. Não há como fazer ambas ao mesmo tempo – seu cérebro não dá conta – e quem sai perdendo é você, porque nenhuma das duas atividades recebe atenção completa.

Então: sabemos que nos distrair de um projeto é ruim e deveríamos nos manter concentrados. Mas há tantas distrações por trás de nossas telas. As máquinas que nos ajudam a fazer coisas incríveis são as mesmas que nos atrapalham. Mas existem soluções. Você pode nem sempre ter o controle das preocupações externas que são obstáculos para a sua produtividade (como um colega que fala alto e te incomoda), mas aqui estão algumas maneiras de superar daquelas distrações que estão sob seu controle.

O problema: muitas abas

Por que te atrapalha: “Dezenas de abas abertas significam procrastinação épica ou uma incapacidade crônica de se concentrar numa tarefa. De um jeito ou de outro, não é sinal de alguém que esteja trabalhando de forma eficiente”, escreve Angus Kidman no LifeHacker. Kidman diz que você nunca deveria ter mais de nove abas abertas ao mesmo tempo. Apesar de isso ser discutível ninguém dúvida que aquele monte de ícones minúsculos é cada vez menos útil quanto mais eles se acumulam.

Se você se recusa a acreditar nisso porque acha que é capaz de desafiar a ciência, saiba o seguinte: as abas estão atrapalhando até mesmo o seu computador. “Com muitas abas abertas, não importa se estiver usando o Chrome, o Firefox, o IE, o Safari ou o Opera: seu PC vai ficar mais lento e provavelmente o navegador vai fechar, talvez derrubando todo o sistema”, escreve Kidman.

As soluções: A mais simples é ficar em uma aba aberta até terminar de fazer o que precisa, e depois fechá-la. Não sei, tente um dia desses.

Outras soluções mais realistas: encontre um aplicativo ou uma extensão para guardar para mais tarde os sites abertos em abas. Isso vai reduzir a bagunça no seu navegador e vai te dar mais tempo para investir naquilo que realmente importa. Pocket e Readability são duas opções gratuitas que permitem marcar ou arquivar um site para que você volte a ele quando tiver tempo livre.

Outra ideia: procure uma extensão para ajudar a manter o controle do número de abas. Existem várias que organizam as abas em grupos, mas a ideia aqui é gastar menos tempo longe da aba de que você realmente precisa. Ferramentas como Window and Tab Limiter (para o Firefox) e Controlled multi-tab browsing (para o Chrome) limitam o número de abas que você pode ter abertas ao mesmo tempo. Quando você atingir o limite, não pode abrir novas abas. Isso ajuda a considerar o que é importante ter na tela e o que é perda de tempo.

O problema: email, email, email

Por que te atrapalha: Fazemos tanta coisa errada com o email. Gastamos cerca de 28% do nosso tempo no trabalho lidando com email, de acordo com um relatório de 2012 do McKinsey Global Institute. Digamos que você trabalhe 260 dias por ano. Isso significa que você passa quase 73 dias só no email. Deus do céu.

Antes de mais nada, precisamos reajustar nossas expectativas em relação ao email. A cultura dos escritórios nos treinou a esperar uma resposta aos emails em algumas horas– minutos, às vezes. Isso significa, na prática, que temos de responder as mensagens o dia todo e ao mesmo cumprir todas as outras tarefas. Mas, como discutimos, cada pausa que fazemos atrapalha nossa eficiência. Você acha que está “trabalhando”, mas as interrupções provocadas pelo email são tão ruins quanto ficar babando com receitas de doces na internet.

A solução: Para começar, você tem de parar de usar a sua caixa de entrada como uma lista de tarefas a cumprir. Você nunca vai chegar a zero (os emails vão continuar chegando, é a natureza deles). Fazer uma lista de tarefas à mão é mais inteligente e mais eficiente para manter controle do que ainda precisa ser feito e o que já foi concluído.

Depois, repense como incorporar o email em sua vida (lembre-se: tudo está sob seu controle). Em vez de responder cada notificação (aquele problemático “barato do açúcar”), separe momentos do dia para checar e responder as mensagens – da mesma maneira como você agendaria uma reunião. Desligue janelas de pop-up e vibrações disparadas toda vez que chega um email. Se você está nervoso, com medo de perder algo importante, crie um aviso na sua agenda para lembrá-lo de olhar sua caixa de entrada uma vez a cada meia hora, mais ou menos. Isso vai ser muito causar muito menos distrações do que olhar o tempo todo para a sua caixa de entrada e encontrar aquele anúncio de liquidação ou qualquer outro lixo que vai interromper o ritmo do seu cérebro.

A respeito do lixo eletrônico: talvez valha a pena separar um tempo também para cuidar do problema. Saia de listas de distribuição e procure um sistema de filtragem que funcione para você.

O problema: Gchat e outros sistemas de mensagem instantânea

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Por que te atrapalha: Já falamos disso. O Gchat te força a ser multitarefa (o que não é possível), facilita os ruídos de comunicação e te tira dos trilhos.

A solução: Não queremos ser repetitivos aqui, mas separe um tempo do dia para usar mensagens instantâneas. Você pode defender seu tempo. Se alguém precisar falar com você, vai dar um jeito. Você pode tentar ficar invisível ou colocar um aviso de que está fora. Mas é provável que, se você se acostumou a usar o chat, ele será uma tentação difícil de resistir. Em vez do chat, por que não telefonar ou ir até a mesa do seu colega?

O problema: seu smartphone

Por que te atrapalha: No minuto que você entra no ritmo – você nem estava procrastinando! --, o telefone acende com uma mensagem de texto. Depois ele apita com um email e um aviso para a reunião em que você está naquele exato instante, provocando seu cérebro com seus incessantes “pings”.

A solução: Fácil. Desligue o celular ou coloque no modo avião. Desligue as notificações. É tudo muito redundante. Quando você está em sua mesa, não precisa do celular para te avisar da chegada dos emails. Aqui está um ótimo guia para reduzir o número de avisos que te distraem ao longo do dia. Você pode usar aqueles lembretes da agenda a cada meia hora como uma solução.

O problema: tudo

Por que te atrapalha: Você simplesmente não consegue se concentrar. Com tantas distrações, é difícil imaginar com seria possível manter o foco da atenção. As abas, as notificações que se amontoam, o seu colega te enchendo por causa do happy hour, tudo no espaço da sua tela. Para dizer o mínimo, é esmagador.

A solução: Primeiro, vamos respirar fundo.

OK. Você pode começar com algumas ferramentas que te ajudam a controlar seu comportamento no trabalho. Extensões como Nanny, Strict Workflow e Freedom te impedem de visitar certos sites, de acordo com suas preferências.

Se você realmente não consegue se concentrar, pode ser um sinal de que seu cérebro precisa de uma pausa (afinal de contas, ele já teve de se recuperar tantas vezes ao longo do dia). Pode soar contraintuitivo, mas pequenos descansos no decorrer do dia podem aumentar sua produtividade, diminuir o estresse e até melhorar seu humor. Levante-se e dê uma volta. Um pouco de movimentação pode te ajudar muito. Se você não pode se levantar da cadeira), sempre existe a alternativa de procurar uma ferramenta online que te lembra da hora de não fazer absolutamente nada.

Como por exemplo o site Do Nothing For 2 Minutes (não faça nada por 2 minutos).

do nothing

A janela simplesmente pede que você fique quieto por dois minutos. “Relaxe e ouça as ondas”, diz o site. “Não encoste no teclado ou no mouse.” Parece elementar, mas não é fácil ficar quieto diante de uma máquina que tem infinitas maneiras de fritar seu cérebro. Tente, reinicie e volte ao trabalho.